これだけ抑えればOK!ビジネスメールのルールとマナー

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こんにちは!和田真紗徳です^^

最近、今流行っている少年漫画を読んでいます。とっても面白いです、最高!

こんなに漫画を読んだのは25年ぶりでしょうか。

漫画にはやっぱり、夢と希望が詰まっていますね…!

さて今回は、ビジネスメールで最低限抑えておきたいマナーポイントをお話します。

基本的な形式を覚えておこう!

働いている多くの人が、取引先とメールでやり取りをしていると思います。

ビジネスメールにもルールやマナーがあり、それらを守らないと「なんて教育が行き届いてない会社なんだ!」と思われてしまうかも。特に未経験の新入社員は、しっかり学ぶ必要があります。

といっても、ビジネスメールには基本的な形式があるので、それに沿えば大丈夫。最初は面倒でも、覚えれば簡単です。

一般的なビジネスメールの構成は、件名→宛名→挨拶文→要件→締めの挨拶→署名の順でできています。

①件名は一目で分かるように!

忙しいビジネスマンの多くは、件名だけを見て重要度を予測し、優先順位をつけてメールをチェックしていきます。

よって件名は、メールの内容が一目で分かるようなるべく短く、簡潔に書きましょう。

後で件名で検索するケースもあるので、検索に引っかかりやすい言葉を用いると◎。

「おはようございます」「ありがとうございました」は基本的にNGです。迷惑メールだと思われて弾かれてしまうからです。お礼は本文に入れましょう。

②本文の前には必ず宛名を!


本文に入る前には、必ず宛名を書きます。

役職のある社外の人に送る場合は「株式会社○○ △△部 課長 □□」

役職のない社外の人に送る場合は、上の課長はいりません。

社内の人で役職がある場合は、□□課長、役職がない場合は□□さんだけでOK。

③宛名の次は始め挨拶文を。短めでOK!

宛名の次は、挨拶文を書きます。挨拶文にはよく使われる定型文もありますが、社外の人なら「いつもお世話になっております」でOK。社内の人には「お疲れ様です」でも。

初めて送る場合は「初めてご連絡差し上げます」、久しぶりに連絡を取る場合は「大変ご無沙汰しております」にすると良いでしょう。

④用件は簡潔に!

メインの本文用件は、伝えたいことだけを整理し、相手が一度読んですぐに理解できるように書きます。

3行~5行に一度は改行したり、段落を開けたりし、見た目にも留意しましょう。

⑤用件の後には、締めの挨拶を

用件を全て述べたら、最後に段落を開けて締めの挨拶を書きます。「何卒宜しくお願い致します」でOK。確認を依頼するときは「ご確認のほど、宜しくお願いいたします」で良いでしょう。

⑥メールの末尾には署名を添える

締めの挨拶の後は、自分の会社名や氏名、連絡先を明記します。

一般的には、会社名→部署→名前→郵便番号→住所→電話番号→メアド→会社のウェブサイトの順に書きます。

ほとんどのメールソフトには、ワンクリックで署名を入力できる機能がついています。時短でサクサクと作成しましょう。

♦目上の人にこの言い方、実は失礼!


特に目上の人や上司にメールを送る際は、日本語の使い方は気を付けたいものです。多くの人が間違っている言い方と正しい言い方をいかにまとめました。

×了解しました

○承知しました、かしこまりました

×させていただいております

○しております

×参考になりました

○勉強になりました

×取り急ぎ△△まで

まずは△△申し上げます

×ご承知おきください

○お含みおきください

これもNG!?正しい日本語で書きましょう


日常生活の中で色々な人と会話をする際、目上の人には敬語や謙遜語を使います。ビジネスの場では丁寧語も使いますが、結構誤った使い方をしている人がいます。

例えば「今お時間があられますか?」

「あられる」は相手への敬意が強いときに使います。例えば「○○界の権威であられる△△先生」など。

時間に対して「あられる」は使いません。「お時間がおありですか?」でも間違いではないですが、「お~、お~」と、おが続くのも誤った敬語表現です。

「お時間ありますか?」「時間はおありですか?」もしくは「お手すきでしょうか」が適切な表現でしょう。

また「御社」と「貴社」の使い方も混同しないように。御社は話し言葉、貴社は書き言葉なので、メールの場合は貴社を使います。

締めの挨拶でよく用いられる「ご自愛」にも注意しましょう。よく「お身体ご自愛ください」と言われますが、「自愛」にはもともと「体を大切にする」という意味が含まれているので、「くれぐれもご自愛ください」でOKです。

まとめ


ビジネスマナーもいろいろあり、会社独自で設けているルールなどもありますよね。

新社会人は最初の研修で学ぶと思いますが、全てを一気に覚えずとも、日々の業務の中で少しづつ身に付けてゆけると思います。

無知は損。聞かぬは一生の恥。

分からないときが絶好のチャンスです!